In grote organisaties wordt steeds vaker een kwartaalritme toegepast om op een wendbare en gecontroleerde manier strategie te vertalen naar uitvoering. Hetzelfde principe kan waardevol zijn in andersoortige organisaties. In dit artikel beschrijf ik de manier waarop Praktijkschool Oost ter Hout grip heeft gekregen op de activiteiten die nodig zijn om de ambities uit het schoolplan waar te maken.
“Ik ben blij met het schoolplan dat we gemaakt hebben” hoorde ik directeur Frits Roemers van Praktijkschool Oost ter Hout enige tijd geleden zeggen, “maar hoe zorgen we er nou voor dat de mooie ambities uit dit plan daadwerkelijk gerealiseerd worden?”.
We kennen waarschijnlijk allemaal wel het gevaar dat goede strategische documenten geschreven worden maar daarna in een la verdwijnen en iedereen weer overgaat tot de orde van de dag. Die orde van de dag blijkt vaak ‘de waan van de dag’: allerlei urgente zaken die veel tijd kosten waardoor er weinig aandacht is voor zaken die minder urgent zijn, maar wel belangrijk. Zoals het actief bijdragen aan de ambities in het schoolplan.
Dit was in dezelfde periode waarin ik bij een groot bedrijf bezig was met het invoeren van een proces waarin heel expliciet en in een strak kwartaalritme de strategische prioriteiten vertaald werden naar acties voor de uitvoerende teams. Ik realiseerde me dat de uitdaging van Praktijkschool Oost ter Hout eigenlijk dezelfde was: hoe vertalen we strategische ambities naar concrete acties en hoe houden we grip op de uitvoering daarvan? Hardop vroeg ik me af: “als de uitdaging vergelijkbaar is met die bij de grote commerciële organisatie die ik op dit moment begeleid, zou een vergelijkbare aanpak in deze volledig andere context hier dan ook kunnen werken?”. Het was mooi dat de schooldirectie net zo nieuwsgierig was naar het antwoord op deze vraag en het lef had om deze nieuwe benadering een kans te geven. Dit was de start van een interessante reis. Een reis die nog steeds bezig is overigens.
Het onderliggende framework dat we gebruikt hebben is TOAH – The Organizational Agility Heartbeat (https://toahframework.com). Dit is een framework waarmee organisaties in een strak kwartaalritme hun strategie actualiseren, op basis hiervan de focus voor de volgende periode bepalen en vertalen naar voorspelbare uitvoering.
De eerste stap die we bij Oost ter Hout gezet hebben is het creëren van bewustwording: het besef dat het nodig is om ‘de waan van de dag’ te doorbreken om tijd te maken voor belangrijke, maar niet direct urgente zaken. We hebben Scrum gebruikt om transparantie te creëren rond alles wat er op het bordje van de vakgroepen lag. Scrum is een aanpak om alles wat je als team moet doen inzichtelijk te maken (de ‘backlog’) en steeds in korte periodes (‘sprints’) zaken op te pakken en af te maken. Alle vakgroepen hebben een Scrum-bord gemaakt en daarop vastgelegd wat er allemaal gedaan moest worden. Op basis daarvan zijn ze in een sprint-ritme gaan werken om bewust én gepland aan de slag te gaan met de belangrijkste zaken. Het was overigens wel even zoeken naar de best passende manier om Scrum toe te passen: wat is een goede indeling van de vakgroepen, welk sprint-ritme werkt fijn, wat plannen we wel en wat niet via Scrum, hoe kunnen we deze nieuwe aanpak integreren met bestaande processen? Al met al een mooie zoektocht vanuit een basishouding waarin iedereen openstond voor experimenten en we de aanpak waar nodig hebben aangepast.
Op het moment dat het werken in een Scrum-ritme binnen de vakgroepen een bepaald volwassenheid niveau bereikt had hebben we de volgende stap gezet. De directie is, samen met een kernteam waarin alle vakgroepen vertegenwoordigd waren, aan de slag gegaan om de ambities uit het jaarplan te vertalen naar concrete acties voor de vakgroepen. We adopteerden daarvoor het natuurlijke ritme van een schooljaar in drie trimesters: tot de kerstvakantie, tot de paasvakantie, tot de zomervakantie. Aan de start van ieder trimester bepalen we wat we willen doen om bij te dragen aan de ambities zoals die zijn vastgelegd in het schoolplan. We zorgen ervoor dat deze acties terechtkomen op de Scrum-borden van de vakgroepen, bespreken tussentijds de voortgang en sturen bij indien nodig.
Op dit moment is het hierboven beschreven ritme een vast onderdeel van de werkwijze op Oost ter Hout. Alle vakgroepen werken met een Scrum-bord en in een sprint-ritme. De sessies om eens per trimester de focus voor de volgende periode te bepalen en de maandelijkse sessies (om voortgang te bespreken en bij te sturen) worden vroegtijdig gepland en zijn onderdeel van de jaaragenda.
Het is erg mooi om te zien hoe enthousiast iedereen is. Het blijkt erg waardevol dat de vastgestelde ambities door de hele school continu levend blijven, zodat er concrete resultaten behaald worden die bijdragen aan die ambities. Hierdoor beweegt Praktijkschool Oost ter Hout mee met maatschappelijke ontwikkelingen en bereidt leerlingen zo goed mogelijk voor op de volgende stap in hun leven. En dat is waar het uiteindelijk allemaal om gaat!
